Notionデータベースの使い方｜業務で使う基本と設計のコツ

「Notionのデータベースが便利と聞いて作ってみたけれど、表を作っただけで止まっている」という方は多いのではないでしょうか。

Notionのデータベースは、表計算ソフトの表のように見えますが、1行1行がページになっていて、同じデータを表・カンバン・カレンダーなど別の見た目で表示できるのが特徴です。この仕組みを押さえると、案件管理やタスク管理などの業務アプリをプログラミングなしで作れます。

この記事では、Notionの公式ヘルプで確かめた内容をもとに、業務で使うためのデータベースの使い方を整理します。

データベースは「行がページになった表」

Notionのデータベースは、1行が1つのページになっている表です。行を開くと、その中に文章やファイルを書き込めます。たとえば案件管理なら、1行が1つの案件で、行を開けば打ち合わせのメモをそのまま残せます。

業務で使うときに押さえたいのは、次の3つです。

プロパティ：管理する項目を決める

プロパティは、表でいう列にあたる項目です。公式ヘルプ「データベースプロパティ」（外部サイト）では、20種類を超えるプロパティが紹介されています。業務でよく使うものを抜き出すと次のとおりです。

ビュー：同じデータを用途ごとに見せる

ビューは、同じデータベースの見せ方です。公式ヘルプ「ビュー、フィルター、並べ替え」（外部サイト）では、次のビューが紹介されています。

ビューごとにフィルター（絞り込み）と並べ替えを設定できます。ヘルプによると、フィルターは「全員に保存」を選ぶとビューを使う全員に適用され、選ばなければ自分だけに適用されます。AND・ORを組み合わせた高度なフィルターも作れます。

1. 全件を見るテーブルビューを1つ残す

   入力や確認のための基本の一覧です。絞り込みは掛けずに置いておきます。

2. 担当者ごとのビューを作る

   「担当者が自分」で絞り込んだビューを作ると、自分の案件だけをすぐに開けます。

3. 段階ごとのボードビューを作る

   ステータスでカードを並べ、ドラッグで段階を進められるようにします。

4. 期限のカレンダービューを作る

   次回の打ち合わせ日や締め切りを日付で並べます。

リレーション：データベースどうしをつなぐ

「顧客」と「案件」のように別のデータベースに分けた情報は、リレーションでつなぎます。ヘルプでは、リレーションはデータベースどうしを接続するもの、ロールアップはつないだ先の情報を表示・集計するものと説明されています。

重くならないための設計のコツ

データが増えてくると、データベースの表示が遅くなることがあります。公式ヘルプ「データベースの読み込み時間とパフォーマンスを最適化する」（外部サイト）では、次のような対策が紹介されています。

• よく開くページにデータベースをたくさん並べず、データベースは個別のページに置いてリンクドデータベースで表示する
• 数式やロールアップが互いに依存し合う連鎖を減らす
• 数式やロールアップではなく、選択・日付・数値などの単純なプロパティで絞り込む
• 使っていないプロパティを削除し、表示しなくてよい項目は非表示にする
• 古いページを整理するか、作成日時で絞り込んで表示から外す

まとめ

• Notionのデータベースは、1行が1ページになった表です。
• まずプロパティで管理する項目を決め、内容に合った種類を選びます。
• 同じデータを担当者別・段階別・日付別のビューで見せると、業務で使いやすくなります。
• 別の情報はデータベースを分け、リレーションとロールアップでつなぎます。

データベースを作り込んでいくと、「ボタン1つで別のシステムにデータを送りたい」「決まった形式の帳票を出したい」といった、Notionの外とつながる要望が出てきます。Notionと他のサービスの連携や、専用の業務アプリへの切り出しを考えるときは、今のデータベースの構成を見ながら相談してみてください。

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