Notionのオートメーションの使い方｜通知と更新を自動化

「タスクの担当者が決まったら本人に知らせたい」「ステータスを完了にしたら日付を自動で入れたい」と思いながら、毎回手で作業していませんか？

Notionのデータベースには「データベースオートメーション」という機能があり、ページの追加やプロパティの変更をきっかけに、通知やメール、ページの編集を自動で行えます。プログラミングは必要ありません。

この記事では、Notionの公式ヘルプで確かめた内容をもとに、オートメーションの仕組みと作り方、使える範囲と注意点を整理します。

オートメーションの仕組み

公式ヘルプ「データベースオートメーション」（外部サイト）では、オートメーションを「トリガー」と「アクション」の組み合わせとして説明しています。トリガーが起きると、設定したアクションが順に実行されます。

トリガーの種類

複数のトリガーは「いずれか」または「すべて」で組み合わせられます。ただし、定期実行のトリガーはほかの種類と組み合わせられません。

アクションの種類

オートメーションの作り方

公式ヘルプの手順は次のとおりです。ここでは、タスクのデータベースで「ステータスが完了になったら、完了日に今日の日付を入れる」例を想定します。

1. 新規オートメーションを開く

   データベースの右上にある稲妻のアイコン（⚡）をクリックし、［新規オートメーション］を選びます。必要なら分かりやすい名前を付けます。

2. トリガーを設定する

   ［新規トリガー］から「プロパティの編集」を選び、ステータスのプロパティが「完了」になったとき、と指定します。

3. アクションを設定する

   ［新規アクション］から「プロパティを編集」を選び、完了日のプロパティに今日の日付が入るよう設定します。

4. 作成して試す

   ［作成］をクリックし、実際にタスクを完了にして、完了日が入るかを確かめます。

無料プランでできる範囲

同じヘルプによると、データベースオートメーションは有料プランで使える機能です。無料プランで作れるのはSlack通知のオートメーションだけで、テンプレートに最初から入っているオートメーションは使えても編集はできません。

プランごとの料金は「Notionの料金｜無料プランとプラス・ビジネスの違い」で整理しています。

動かない・止まるときの注意点

オートメーションは便利な反面、「動いていると思っていたら止まっていた」ということが起こります。公式ヘルプに書かれている主な注意点は次のとおりです。

• エラーで止まったオートメーションは一時停止されます。原因を直したあと、データベースの［•••］→［オートメーション］から再び有効にする必要があります。
• あるオートメーションの結果をきっかけに、別のオートメーションを動かすことはできません（ボタンからは動かせます）。
• アクセスが制限されたページでは、アクションが実行されません。
• 編集したあとでページがビューのフィルターの条件に合わなくなった場合も、実行されません。
• 空欄の日付に日付の計算（dateAdd など）をすると失敗することがあります。
• データベースオートメーションは3秒間隔で動くため、複数のプロパティの編集を「すべて」の条件にした場合、それらの編集が約3秒以内に起きる必要があります。
• Gmailで送ったメールは、受信トレイに届くまで最大2分ほどかかることがあります。

まとめ

• Notionのデータベースオートメーションは、トリガーとアクションを組み合わせて作ります。
• トリガーはページの追加・プロパティの編集・定期実行の3種類、アクションには通知やメール、Webhookなどがあります。
• 自由に作れるのは有料プランで、無料プランで作れるのはSlack通知だけです。
• エラーで一時停止したら、直してから再び有効にする必要があります。

Webhookでほかのシステムにデータを渡したい、Notionの外で複雑な処理をしてから結果を戻したい、といった要望が出てくると、オートメーションだけでは足りなくなることがあります。外部システムとの連携や専用の仕組みづくりで迷ったら、相談してみてください。

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