「AppSheetで申請アプリを作ったけれど、申請が来たことに上司が気づかない」「毎朝、期限切れの一覧を手で確認している」といった悩みはありませんか？
AppSheetには、データの変化や決まった時刻をきっかけに、メールや通知を自動で送る「オートメーション」という機能があります。プログラミングなしで設定でき、アプリを「入力するだけの道具」から「仕事を回す仕組み」に変えられます。
この記事では、AppSheetの公式ヘルプで確かめた内容をもとに、オートメーションの仕組みと設定の手順、注意点を整理します。
オートメーションの仕組み
公式ヘルプ「AppSheet automation: The Components」（外部サイト）では、オートメーションの部品が次のように説明されています。
オートメーションを構成する部品
| 部品 | 役割 |
|---|---|
| Bot | 実行する自動化のひとまとまり |
| イベント | Botを動かすきっかけ（データの変更、スケジュールなど） |
| プロセス | Botが動いたときに実行する一連の手順 |
| タスク | メールの送信など、プロセスの中で行う作業 |
| アクション | テーブルへの行の追加など、データを変える作業 |
Botが動く流れ
- イベント例: 申請が追加された
- プロセス条件で分岐・待機など
- タスク例: 上司にメール
イベント：何をきっかけに動かすか
同じヘルプによると、イベントには次の種類があります。
- アプリのデータの変更（行の追加・更新・削除）
- AppSheetデータベースの変更
- スケジュール（決まった日時）
- Chatアプリでの操作
- Googleフォームへの回答
- Gmailのラベルの変更
タスク：何を自動で行うか
公式ヘルプ「Tasks: The Essentials」（外部サイト）では、次のタスクが使えるとされています。
オートメーションで使える主なタスク
| タスク | 業務での使い道 |
|---|---|
| メールの送信 | 申請が来たら承認者に知らせる |
| 通知の送信 | アプリを入れたスマホにプッシュ通知を出す |
| SMSの送信 | 現場の担当者に短い連絡を送る |
| Webhookの呼び出し | 他のサービスにデータを送る |
| ファイルの作成と保存 | 報告書や見積書をPDFなどで作る |
| スクリプトの呼び出し | Google Apps Scriptを動かす |
| チャットメッセージの送信 | Google Chatに投稿する |
| AIの使用 | ファイルや写真から情報を取り出す |
申請が来たらメールで知らせるBotの作り方
公式ヘルプ「Bots: The Essentials」（外部サイト）の手順をもとに、よくある「新しい申請が追加されたら承認者にメールを送る」Botの作り方を紹介します。
Botを追加する
アプリエディタで「Automation」→「Bots」を開き、上部の「+」から新しいBotを作ります。候補から選ぶか、自分で一から作るかを選べます。
イベントを設定する
イベントの種類をデータの変更にし、対象のテーブル（申請の表）と、変更の種類を「追加」にします。
プロセスにタスクを足す
「Run a task」の手順を足し、タスクの種類を「メールの送信」にします。宛先に承認者のメールアドレスの項目を指定し、件名と本文を書きます。
保存してテストする
保存したら、実際に申請を1件追加してメールが届くかを確かめます。
プロセスには、タスクのほかに「条件での分岐」や「待機」も入れられます（公式ヘルプ「Steps: The Essentials」）。たとえば「金額が10万円以上なら部長にも送る」といった分岐を作れます。
無料プランでは動かない機能に注意
Bots: The Essentialsのヘルプには、無料プランでは一部の機能が「構成することはできますが、想定どおりに動作しません」と書かれています。対象には、オートメーションでのメール送信と、スケジュールのイベントによるBotの起動が含まれます。また、無料アカウントでBotをテストするとき、メールが送られるのはアプリの所有者だけです。
無料プランで試せること
- Botやイベント、プロセスの設定
- アプリの所有者に届くメールでの動作確認
本番運用で必要なこと
- 承認者などほかの人へのメール送信
- 毎朝・毎週などスケジュールでの自動実行
- これらを確実に動かすための有料ライセンス（Core以上など）
まとめ
- AppSheetのオートメーションは、Botの中にイベント（きっかけ）とプロセス（やること）を組み合わせて作ります。
- メール・通知・SMS・Webhook・ファイル作成・スクリプトなど、さまざまなタスクを自動で実行できます。
- 無料プランでは、メール送信やスケジュールでの起動が想定どおりに動かないため、本番では有料ライセンスを用意します。
オートメーションを重ねていくと、「他の会社のシステムにデータを渡したい」「複雑な計算をしてから帳票を作りたい」といった、AppSheetの設定だけでは難しい処理が出てくることがあります。WebhookやApps Scriptでの連携、専用の仕組みづくりで迷ったら、相談してみてください。
よくある質問
オートメーションは無料で使えますか？
Botの設定自体は無料プランでもできます。ただし公式ヘルプでは、無料プランではメール送信やスケジュールでのBotの起動が想定どおりに動かないとされています。社内で本番運用するなら有料ライセンスを用意しましょう。
毎朝決まった時間に一覧をメールで送れますか？
イベントの種類をスケジュールにすると、決まった日時にBotを動かせます。前日までに期限が来た行を絞り込んでメールで送る、といった使い方ができます。無料プランでは想定どおりに動かない点に注意してください。
他のサービスにデータを送るにはどうすればいいですか？
タスクの「Webhookの呼び出し」を使うと、他のサービスにデータを送れます。ただし、送り先の仕様に合わせたデータの形を作る必要があるため、つなぐサービスが多い場合や処理が複雑な場合は、専用の連携の仕組みを作ることも検討してください。
