Notionの限界とできないこと｜業務アプリで困る場面と対処法

「Notionで案件管理や在庫管理まで作ってみたけれど、だんだん重くなってきた」「他のシステムとつなごうとしたらうまくいかない」と感じていませんか？

Notionは文書とデータベースを1か所にまとめられる便利なツールですが、もともとは情報共有のためのツールで、業務システムのために作られたものではありません。業務アプリとして使い込むほど、どこかで限界にぶつかります。

この記事では、Notionの公式ヘルプと開発者向けの資料で確かめた数字をもとに、Notionでできないことと、その対処法を整理します。

Notionの限界は4種類

データ量の限界：上限の前に「重さ」が来る

公式ヘルプ「データベースの読み込み時間とパフォーマンスを最適化する」（外部サイト）には、データベースの上限が次のように書かれています。

同じヘルプでは、ページ数やプロパティ数が多いこと、数式やロールアップに基づく並べ替え・絞り込みが、読み込みを遅くする原因として挙げられています。つまり、上限に届くよりずっと前に「重くて使いにくい」という形で限界が来ることが多いのです。

データ量の限界への対処

1. 数式・ロールアップの連鎖を減らす

   数式が別の数式やロールアップを参照し、それがさらに別のデータベースを参照する、という連鎖は計算を重くします。本当に必要な計算だけに絞ります。

2. 単純なプロパティで絞り込む

   ビューの絞り込みは、数式ではなく選択・日付・数値などの単純なプロパティで行います。

3. 古いページを分ける

   完了した案件などは、作成日時で絞り込んで表示から外すか、別のデータベースに移します。

権限の限界：細かく分けるにはプランが必要

「営業部には金額を見せるが、ほかの部署には見せない」といった、データベースの中での細かい権限の設定は、Notionの料金ページ（外部サイト）ではビジネスプラン以上の機能として案内されています。

プラスプラン以下で権限を分けたい場合は、見せたくない情報を別のデータベースやページに分け、ページごとに共有の範囲を設定するのが現実的な対処です。ただし、データベースを分けすぎると、今度は集計や検索がしにくくなります。

自動化の限界：有料プランが前提

入力をきっかけに通知を送る、プロパティを書き換えるといった自動化は、データベースオートメーションで作れます。公式ヘルプ「データベースオートメーション」（外部サイト）では、データベースオートメーションは有料プランで使える機能とされています。

使えるきっかけは「ページが追加された」「プロパティが編集された」「定期実行」で、できることはプロパティの編集、ページの追加・編集、通知・メール・Webhookの送信などです。複雑な条件分岐や、他のシステムの結果を待って処理を続けるような流れは、Notionの中だけでは作りにくい部分です。

外部連携の限界：APIの回数を見積もる

Notionを他のシステムとつなぐときは、Notion APIを使います。Notion APIの開発者向け資料（外部サイト、英語）には、次の制限が書かれています。

制限を超えると、エラーが返って時間をおいてやり直す必要があります。数千件の商品データを数分おきに同期する、といった使い方では、すぐにこの制限にかかります。また、ワークスペース全体でも上限が共有されるため、連携を増やすほど余裕がなくなります。

作り直しを考えるべきサイン

すべてを作り直す必要はありません。議事録やマニュアルなど文書の部分はNotionに残し、数字を扱う業務だけを専用のアプリに移す、という分け方もできます。

まとめ

• Notionの限界は、データ量・権限・自動化・外部連携の4つに分けて考えると対処を選びやすくなります。
• データベースは最大250,000行・500プロパティですが、その手前で重さが問題になります。
• 細かい権限設定はビジネスプラン以上、データベースオートメーションは有料プランの機能です。
• APIには回数の制限があり、大量データの頻繁な同期には向きません。

Notionで作った業務の仕組みが重くなってきた、他のシステムとつなぎたいけれど制限にかかる、という場合は、どこまでをNotionに残し、どこを専用の仕組みにするかを整理するところから相談してみてください。

よくある質問