# Notionデータベースの使い方｜業務で使う基本と設計のコツ

Notionのデータベースの使い方を、プロパティ・ビュー・フィルター・リレーションの順に解説します。案件管理を例に、業務で使うときの作り方と、重くならない設計のコツを公式ヘルプで確かめて整理しました。

「Notionのデータベースが便利と聞いて作ってみたけれど、表を作っただけで止まっている」という方は多いのではないでしょうか。

Notionのデータベースは、表計算ソフトの表のように見えますが、1行1行がページになっていて、同じデータを表・カンバン・カレンダーなど別の見た目で表示できるのが特徴です。この仕組みを押さえると、案件管理やタスク管理などの業務アプリをプログラミングなしで作れます。

この記事では、Notionの公式ヘルプで確かめた内容をもとに、業務で使うためのデータベースの使い方を整理します。

<Points>

- データベースは「プロパティ（項目）」「ビュー（見せ方）」「リレーション（つなぎ方）」の3つを押さえる
- 同じデータを担当者別・期限別など、ビューを分けて見せるのが業務で使うコツ
- データベースどうしはリレーションでつなぎ、ロールアップで集計する

</Points>

## データベースは「行がページになった表」

Notionのデータベースは、1行が1つのページになっている表です。行を開くと、その中に文章やファイルを書き込めます。たとえば案件管理なら、1行が1つの案件で、行を開けば打ち合わせのメモをそのまま残せます。

業務で使うときに押さえたいのは、次の3つです。

<Flow
  title="データベースを作る順番"
  steps={[
    { label: "プロパティ", note: "管理したい項目を決める" },
    { label: "ビュー", note: "見せ方を用途ごとに分ける" },
    { label: "リレーション", note: "別のデータベースとつなぐ" },
  ]}
/>

## プロパティ：管理する項目を決める

プロパティは、表でいう列にあたる項目です。公式ヘルプ「[データベースプロパティ](https://www.notion.com/ja/help/database-properties)」（外部サイト）では、20種類を超えるプロパティが紹介されています。業務でよく使うものを抜き出すと次のとおりです。

<Figure title="業務でよく使うプロパティ" source="Notion ヘルプ「データベースプロパティ」">

| プロパティ | できること | 案件管理での使い道 |
| --- | --- | --- |
| ステータス | 未着手・進行中・完了の分類で進み具合を管理 | 商談の段階 |
| 選択・マルチセレクト | 決めた選択肢から選ぶ | 業種、商品の種類 |
| 日付 | 日付や期間を入れる。カレンダーやタイムラインで使える | 次回の打ち合わせ日 |
| ユーザー | ワークスペースのメンバーを割り当てる | 担当者 |
| 数値・数式 | 数値を入れる、他の項目から計算する | 金額、税込み金額 |
| リレーション・ロールアップ | 別のデータベースとつなぐ、つないだ先を集計する | 顧客とのひも付け |
| ID | 行ごとに重ならない番号を自動で付ける | 案件番号 |

</Figure>

<Note tone="info">

自由に文字を入れる「テキスト」で何でも管理すると、あとで絞り込みや集計ができません。選択肢が決まっているものは「選択」や「ステータス」、日付は「日付」と、内容に合ったプロパティを選びましょう。

</Note>

## ビュー：同じデータを用途ごとに見せる

ビューは、同じデータベースの見せ方です。公式ヘルプ「[ビュー、フィルター、並べ替え](https://www.notion.com/ja/help/views-filters-and-sorts)」（外部サイト）では、次のビューが紹介されています。

<Figure title="データベースのビューの種類" source="Notion ヘルプ「ビュー、フィルター、並べ替え」">

| ビュー | 見え方 | 向いている使い方 |
| --- | --- | --- |
| テーブル | 行と列の表 | 一覧で確認・入力する |
| ボード | 値ごとに列に分けたカード | 商談の段階ごとに並べる |
| タイムライン | 時間の流れに沿った帯 | 案件の期間や進み具合を見る |
| カレンダー | 日付ごとの暦 | 打ち合わせや締め切りを見る |
| リスト | 簡潔な一覧 | 情報を読み流す |
| ギャラリー | カード形式 | 画像のある資料を並べる |
| チャート | 棒・折れ線・ドーナツのグラフ | 件数や金額を見える化する |

</Figure>

ビューごとにフィルター（絞り込み）と並べ替えを設定できます。ヘルプによると、フィルターは「全員に保存」を選ぶとビューを使う全員に適用され、選ばなければ自分だけに適用されます。AND・ORを組み合わせた高度なフィルターも作れます。

<Steps>
<Step title="全件を見るテーブルビューを1つ残す">

入力や確認のための基本の一覧です。絞り込みは掛けずに置いておきます。

</Step>
<Step title="担当者ごとのビューを作る">

「担当者が自分」で絞り込んだビューを作ると、自分の案件だけをすぐに開けます。

</Step>
<Step title="段階ごとのボードビューを作る">

ステータスでカードを並べ、ドラッグで段階を進められるようにします。

</Step>
<Step title="期限のカレンダービューを作る">

次回の打ち合わせ日や締め切りを日付で並べます。

</Step>
</Steps>

## リレーション：データベースどうしをつなぐ

「顧客」と「案件」のように別のデータベースに分けた情報は、リレーションでつなぎます。ヘルプでは、リレーションはデータベースどうしを接続するもの、ロールアップはつないだ先の情報を表示・集計するものと説明されています。

<Compare>
<Column title="1つのデータベースに全部入れる">

- 案件ごとに会社名や住所を毎回入力する
- 会社の住所が変わったら全部の案件を直す
- 会社ごとの合計金額を出しにくい

</Column>
<Column title="顧客と案件に分けてつなぐ" tone="accent">

- 案件ではリレーションで顧客を選ぶだけ
- 会社の情報は顧客のデータベースで1か所だけ直す
- 顧客側でロールアップを使い、案件の金額を合計できる

</Column>
</Compare>

## 重くならないための設計のコツ

データが増えてくると、データベースの表示が遅くなることがあります。公式ヘルプ「[データベースの読み込み時間とパフォーマンスを最適化する](https://www.notion.com/ja/help/optimize-database-load-times-and-performance)」（外部サイト）では、次のような対策が紹介されています。

- よく開くページにデータベースをたくさん並べず、データベースは個別のページに置いてリンクドデータベースで表示する
- 数式やロールアップが互いに依存し合う連鎖を減らす
- 数式やロールアップではなく、選択・日付・数値などの単純なプロパティで絞り込む
- 使っていないプロパティを削除し、表示しなくてよい項目は非表示にする
- 古いページを整理するか、作成日時で絞り込んで表示から外す

## まとめ

- Notionのデータベースは、1行が1ページになった表です。
- まずプロパティで管理する項目を決め、内容に合った種類を選びます。
- 同じデータを担当者別・段階別・日付別のビューで見せると、業務で使いやすくなります。
- 別の情報はデータベースを分け、リレーションとロールアップでつなぎます。

データベースを作り込んでいくと、「ボタン1つで別のシステムにデータを送りたい」「決まった形式の帳票を出したい」といった、Notionの外とつながる要望が出てきます。Notionと他のサービスの連携や、専用の業務アプリへの切り出しを考えるときは、今のデータベースの構成を見ながら相談してみてください。

## よくある質問

### Q. Notionのデータベースとページの違いは何ですか？

ページは文章や画像を自由に書く1枚の紙のようなものです。データベースはページを行として並べた表で、各ページにプロパティ（項目）を持たせ、絞り込みや並べ替え、別の見せ方での表示ができます。

### Q. データベースの行数に上限はありますか？

公式ヘルプでは、1つのデータベースは最大250,000行までとされ、上限に達すると新しい行を追加できないと説明されています。ただ、上限より手前でも、行やプロパティが多いと読み込みが遅くなることがあります。

### Q. データが変わったら自動で通知することはできますか？

データベースオートメーションを使うと、ページの追加やプロパティの変更をきっかけに通知などを自動で行えます。公式ヘルプ「[データベースオートメーション](https://www.notion.com/ja/help/database-automations)」（外部サイト）では、データベースオートメーションは有料プランで使える機能と説明されています。無料プランでは作れる自動化が限られるため、使う前にヘルプで条件を確かめてください。