# kintoneのプロセス管理の使い方｜承認ワークフローの作り方

kintoneのプロセス管理で申請・承認の流れを作る方法を、公式ヘルプで確かめて解説します。ステータス・作業者・アクションの考え方、設定の手順、金額で承認者を分ける条件分岐、設定を変えるときの注意点まで整理しました。

「経費の申請や稟議を、kintoneの中で回せないだろうか」と考えていませんか？

kintoneには「プロセス管理」という機能があり、レコードに「申請中」「承認済」といった状態を持たせて、担当者がボタンを押すと次の人へ回る、という承認の流れ（ワークフロー）を作れます。プログラミングは必要ありません。

この記事では、kintoneの公式ヘルプで確かめた内容をもとに、プロセス管理の考え方と設定の手順、よく使う条件分岐、設定を変えるときの注意点を整理します。

<Points>

- プロセス管理は「ステータス」「作業者」「アクション」の3つを組み合わせて作る
- 作業者の決め方は3通りあり、承認者が複数いる流れも作れる
- 金額などのフィールドの値で、次の承認者を分けられる

</Points>

## プロセス管理の3つの要素

公式ヘルプ「[ステータス、作業者、アクションとは](https://jp.kintone.help/k/ja/app/process/requiredsettings_process)」（外部サイト）では、プロセス管理を次の3つの要素で説明しています。

<Figure title="プロセス管理を構成する3つの要素" source="kintone ヘルプ「ステータス、作業者、アクションとは」">

| 要素 | 意味 | 申請・承認の例 |
| --- | --- | --- |
| ステータス | レコードの処理状況 | 登録、承認待ち、承認済み |
| 作業者 | そのステータスで作業を任された人 | レコード登録者、上司 |
| アクション | レコードを別のステータスに移す操作（ボタン） | 申請、承認、差し戻し |

</Figure>

作業者に指定された人には「自分宛」の通知が届き、ポータルの未処理の一覧にもそのレコードが出ます。作業者を決めておけば、ボタンは作業者の画面にだけ表示されます。反対に作業者を設定しないと、ボタンはすべてのユーザーに表示されます。

<Note tone="info">

作業者は、最初のステータスと途中のステータスに設定します。「承認済み」のような最後の（完了の）ステータスには作業者もアクションも設定しません。

</Note>

## 基本的な設定の手順

公式ヘルプ「[基本的なプロセス管理の設定](https://jp.kintone.help/k/ja/app/process/set_process)」（外部サイト）の流れをまとめると、次のとおりです。

<Steps>
<Step title="プロセス管理を有効にする">

レコードの一覧画面の歯車アイコン［アプリを設定］から、［設定］タブの［一般設定］にある［プロセス管理］を開き、「プロセス管理を有効にする」にチェックを入れます。

</Step>
<Step title="ステータスを決める">

初期値は「未処理」「処理中」「完了」です。「申請前」「申請中」「承認済」のように、業務に合わせて名前を変えたり、追加・削除したりします。

</Step>
<Step title="ステータスごとにプロセスを作る">

それぞれのステータスについて、作業者、アクションが実行できる条件、アクション名（ボタン名）、実行後のステータスを設定します。最初のステータスの作業者は「作業者を設定しない」か「作成者」から選びます。

</Step>
<Step title="フロー図を確かめて保存する">

画面上部の［プロセスのフロー図］で意図どおりの流れになっているかを見て、［保存］をクリックします。最後に［アプリを更新］を押すまで、設定は反映されません。

</Step>
</Steps>

承認者をレコードごとに指定したい場合は、先にフォームへ［ユーザー選択］フィールドを追加しておき、作業者にそのフィールドを指定します。

<Note tone="caution">

作業者には、そのレコードの閲覧権限が必要です。閲覧できない人を作業者にすると、アクションを実行できません。また、プロセス管理を有効にする前に登録したレコードは、最初のステータスになります。

</Note>

## 作業者の決め方は3通り

2番目以降のステータスでは、作業者の決め方を次の3つから選びます（公式ヘルプ「[作業者の設定](https://jp.kintone.help/k/ja/app/process/set_assignee)」より）。

<Figure title="作業者の指定方法の違い" source="kintone ヘルプ「作業者の設定」">

| 指定方法 | 次のステータスに進む条件 | 向いている場面 |
| --- | --- | --- |
| 次のユーザーから作業者を選択 | 選ばれた1人がアクションを実行したとき | 申請者が承認者を選ぶ |
| 次のユーザー全員 | 作業者全員がアクションを実行したとき | 複数の担当者全員の確認が必要 |
| 次のユーザーのうち1人 | 作業者のうち誰か1人が実行したとき | 担当チームの誰かが対応すればよい |

</Figure>

「次のユーザー全員」では、全員の承認で先に進み、1人でも「差し戻す」を押したら申請前に戻す、という組み合わせもできます。

## 金額で承認者を分ける（条件分岐）

アクションには、フィールドの値を条件にして「条件を満たすときだけ実行できる」という設定ができます。公式ヘルプ「[申請ワークフローの設定例](https://jp.kintone.help/k/ja/app/process/sample_flow)」（外部サイト）では、費用の額で承認者を分ける例が紹介されています。

<Flow
  title="費用の額で承認者を分ける申請フロー"
  caption="kintone ヘルプ「申請ワークフローの設定例」の条件分岐の例をもとに作成"
  steps={[
    { label: "申請前", note: "作成者が「申請する」", by: "human" },
    { label: "条件で分岐", note: "費用100万円以上は部長、未満は課長" },
    { label: "承認待ち", note: "部長または課長が承認・差し戻し", by: "human" },
    { label: "承認済", note: "完了のステータス" },
  ]}
/>

同じ設定例のページには、ほかにも次のような流れが載っています。

- 差し戻し・却下：承認者が「承認する」「却下する」「差し戻す」を選べる
- 承認者が複数：法務担当者全員の承認後に部長の確認へ進む
- 代理承認：部長の代わりに副部長が承認できる（作業者以外が実行できるアクション）
- 取り戻し：申請した本人が、承認前の申請を取り戻せる

なお、条件には使えないフィールドもあります。公式ヘルプ「[アクションが実行できる条件の設定](https://jp.kintone.help/k/ja/app/process/set_action_conditions)」（外部サイト）によると、文字列（複数行）、リッチエディター、ラベル、添付ファイル、関連レコード一覧は条件に使えません。

## 設定を変えるときの注意点

運用を始めてから流れを変えるときは、すでに進んでいるレコードへの影響に気をつけます。公式ヘルプ「[プロセス管理の設定変更時の注意点](https://jp.kintone.help/k/ja/app/process/change_processsettings)」（外部サイト）の主な内容は次のとおりです。

<Compare>
<Column title="変えてもレコードは自動で変わらない">

- 作業者の設定を変えても、作成済みレコードの作業者はそのまま
- アクションを変えても、既存レコードのステータスはそのまま

</Column>
<Column title="条件を満たさないと変更できない" tone="accent">

- ステータスの削除は、そのステータスのレコードが無いときだけ
- 作業者に設定しているフィールドは、作業者から外すまで削除できない
- 作業者の指定方法は、該当ステータスに作業者が割り当てられたレコードがあると変えられない

</Column>
</Compare>

もう一つ見落としやすいのが、作業者がkintoneの利用を停止したときです。その人が作業者になっているレコードはステータスを変えられなくなるため、退職や異動の前に、管理者が作業者を付け替えておく必要があります。

## 滞っている場所を見つける

プロセス管理を有効にしたアプリでは、「[プロセス分析](https://jp.kintone.help/k/ja/app/process/process_analysis)」（外部サイト）で、ステータスごとの滞在時間をグラフで確かめられます。「承認待ちで止まっている時間が長い」といったボトルネックを見つけ、承認者の数や流れを見直すきっかけになります。

## まとめ

- プロセス管理は、ステータス・作業者・アクションの3つで承認の流れを作る機能です。
- 作業者の決め方は「選択」「全員」「うち1人」の3通りで、複数人の承認も作れます。
- フィールドの値を条件にして、金額で承認者を分けるといった分岐ができます。
- 運用中の設定変更は、既存レコードに自動では反映されない点に注意しましょう。

承認の段数や分岐が増えて設定が複雑になったり、会計や人事のシステムと承認結果をつなぎたくなったりすると、kintoneの標準設定だけでは管理しきれなくなることがあります。外部システムとの連携や専用の仕組みづくりで迷ったら、相談してみてください。

## よくある質問

### Q. 承認者をレコードごとに変えられますか？

できます。フォームに［ユーザー選択］フィールドを置き、作業者にそのフィールドを指定すると、レコードに入力された人が作業者になります。「次のユーザーから作業者を選択」を使えば、前の作業者が候補の中から次の作業者を選ぶこともできます。

### Q. 承認者が不在のときはどうすればよいですか？

作業者以外でも実行できるアクションを設定すると、代理の承認者がボタンを押せるようにできます。公式ヘルプの設定例では、部長の代わりに副部長が承認する流れが紹介されています。

### Q. プロセス管理をやめるとステータスは消えますか？

公式ヘルプによると、無効にしてもレコードのステータスと変更履歴は残り、再び有効にすると無効にする前のステータスに戻ります。ただし、作業者を条件にした絞り込みとアクセス権の設定は削除されます。