kintoneで顧客管理アプリを作る｜失敗しない設計の基本

「顧客の情報がExcelや個人のメモに散らばっていて、誰がいつ何を話したのか分からない」という悩みから、kintoneで顧客管理を始める会社は多くあります。

kintoneなら、項目を並べるだけで顧客の一覧や検索ができるアプリがすぐに作れます。ただ、最初に1つのアプリへ何でも詰め込んでしまうと、半年後には「入力が面倒」「集計できない」という状態になりがちです。

この記事では、サイボウズの開発者向けサイトcybozu developer network の「kintoneのデータ設計の基本」（外部サイト）などをもとに、顧客管理アプリを失敗せずに作るための設計の基本を整理します。

顧客管理は3つのアプリに分ける

kintoneで顧客管理をするとき、まず決めたいのは「アプリをいくつに分けるか」です。会社の情報、商談の情報、電話や訪問の記録を1つのアプリにまとめると、1社につき1件のはずのデータが商談のたびに増え、顧客の一覧として使えなくなります。

「1件のデータが何を表すか」が違うものは、アプリを分けると覚えておくと迷いにくくなります。

アプリのつなぎ方は2種類

分けたアプリをつなぐ方法として、kintoneには「ルックアップ」と「関連レコード一覧」の2つがあります。cybozu developer networkの記事では、それぞれの特徴が次のように説明されています。

顧客管理に当てはめると、次のように使い分けると扱いやすくなります。

• 案件・対応履歴のアプリ：ルックアップで顧客番号と会社名を取り込む。会社名ごとの売上の集計や、一覧での絞り込みができる
• 顧客のアプリ：関連レコード一覧で、その会社の案件と対応履歴を表示する。顧客の画面を開けば、これまでのやり取りがまとめて見える

重複しない「顧客番号」を決める

同じ記事では、ルックアップの元になる項目は重複を禁止する設定にすることが勧められています。同じ値が複数あると、CSVやAPIでの更新が失敗することがあるためです。

顧客管理では、会社名を鍵にすると「株式会社」の有無や表記ゆれで同じ会社が二重に登録されがちです。会社名とは別に、重複しない顧客番号を用意しておきましょう。

1. 顧客番号の付け方を決める

   「C0001」のように、社内で決めたルールで番号を付けます。記事では、kintoneが自動で付けるレコード番号は、データ移行のときに番号が変わるおそれがあるため、鍵にするのは勧められていません。

2. 顧客番号の項目を「重複禁止」にする

   顧客のアプリで、顧客番号の項目に値の重複を禁止する設定をします。二重登録を入力の時点で防げます。

3. 案件・対応履歴から顧客番号でルックアップする

   案件や対応履歴のアプリに、顧客番号を元にしたルックアップを置き、会社名などを一緒に取り込みます。

4. 顧客のアプリに関連レコード一覧を置く

   顧客の画面から、その会社の案件と対応履歴が見えるようにします。

標準機能で足りないときの対処

顧客管理を続けていると、次のような要望が出てきます。kintoneのコースによって対処の方法が変わります。

プラグインやJavaScript、外部サービス連携は、kintoneの料金ページ（外部サイト）ではスタンダードコース以上で使える機能です。ライトコースで始めた場合は、こうした要望が出た時点でコースの見直しが必要になります。

まとめ

• 顧客管理は「顧客」「案件」「対応履歴」のように、1件のデータが表すものごとにアプリを分けます。
• 集計や一覧での絞り込みに使う項目はルックアップ、常に最新の内容を見たい一覧は関連レコード一覧でつなぎます。
• 会社名とは別に、重複しない顧客番号を用意しておきましょう。
• 集計や外部連携が必要になったら、スタンダードコース以上でプラグインや連携を使います。

顧客の数や連携するサービスが増えてくると、プラグインの組み合わせだけでは管理しきれなくなることもあります。kintoneの顧客管理に機能を足したい、他のシステムとつなぎたい、専用の顧客管理アプリに作り直したいと考えたら、今の設計を見直すところから相談してみてください。

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