# AppSheetのオートメーションの使い方｜Botで通知を自動化

AppSheetのオートメーション（Bot）の仕組みを、イベント・プロセス・タスクの3つに分けて解説します。データが追加されたらメールで知らせる設定の手順と、無料プランでは動かない機能など、公式ヘルプで確かめた注意点も整理しました。

「AppSheetで申請アプリを作ったけれど、申請が来たことに上司が気づかない」「毎朝、期限切れの一覧を手で確認している」といった悩みはありませんか？

AppSheetには、データの変化や決まった時刻をきっかけに、メールや通知を自動で送る「オートメーション」という機能があります。プログラミングなしで設定でき、アプリを「入力するだけの道具」から「仕事を回す仕組み」に変えられます。

この記事では、AppSheetの公式ヘルプで確かめた内容をもとに、オートメーションの仕組みと設定の手順、注意点を整理します。

<Points>

- オートメーションは「Bot」の中に「イベント（きっかけ）」と「プロセス（やること）」を組み合わせて作る
- メール・プッシュ通知・SMS・Webhook・ファイル作成などを自動で実行できる
- 無料プランではメール送信や時刻指定のBotが想定どおりに動かないため、本番はCore以上で使う

</Points>

## オートメーションの仕組み

公式ヘルプ「[AppSheet automation: The Components](https://support.google.com/appsheet/answer/11431791?hl=ja)」（外部サイト）では、オートメーションの部品が次のように説明されています。

<Figure title="オートメーションを構成する部品" source="AppSheet ヘルプ「AppSheet automation: The Components」">

| 部品 | 役割 |
| --- | --- |
| Bot | 実行する自動化のひとまとまり |
| イベント | Botを動かすきっかけ（データの変更、スケジュールなど） |
| プロセス | Botが動いたときに実行する一連の手順 |
| タスク | メールの送信など、プロセスの中で行う作業 |
| アクション | テーブルへの行の追加など、データを変える作業 |

</Figure>

<Flow
  title="Botが動く流れ"
  caption="イベントが起きると、プロセスに並べた手順が順番に実行される"
  steps={[
    { label: "イベント", note: "例: 申請が追加された" },
    { label: "プロセス", note: "条件で分岐・待機など" },
    { label: "タスク", note: "例: 上司にメール" },
  ]}
/>

### イベント：何をきっかけに動かすか

同じヘルプによると、イベントには次の種類があります。

- アプリのデータの変更（行の追加・更新・削除）
- AppSheetデータベースの変更
- スケジュール（決まった日時）
- Chatアプリでの操作
- Googleフォームへの回答
- Gmailのラベルの変更

### タスク：何を自動で行うか

公式ヘルプ「[Tasks: The Essentials](https://support.google.com/appsheet/answer/11445301?hl=ja)」（外部サイト）では、次のタスクが使えるとされています。

<Figure title="オートメーションで使える主なタスク" source="AppSheet ヘルプ「Tasks: The Essentials」">

| タスク | 業務での使い道 |
| --- | --- |
| メールの送信 | 申請が来たら承認者に知らせる |
| 通知の送信 | アプリを入れたスマホにプッシュ通知を出す |
| SMSの送信 | 現場の担当者に短い連絡を送る |
| Webhookの呼び出し | 他のサービスにデータを送る |
| ファイルの作成と保存 | 報告書や見積書をPDFなどで作る |
| スクリプトの呼び出し | Google Apps Scriptを動かす |
| チャットメッセージの送信 | Google Chatに投稿する |
| AIの使用 | ファイルや写真から情報を取り出す |

</Figure>

## 申請が来たらメールで知らせるBotの作り方

公式ヘルプ「[Bots: The Essentials](https://support.google.com/appsheet/answer/11432969?hl=ja)」（外部サイト）の手順をもとに、よくある「新しい申請が追加されたら承認者にメールを送る」Botの作り方を紹介します。

<Steps>
<Step title="Botを追加する">

アプリエディタで「Automation」→「Bots」を開き、上部の「+」から新しいBotを作ります。候補から選ぶか、自分で一から作るかを選べます。

</Step>
<Step title="イベントを設定する">

イベントの種類をデータの変更にし、対象のテーブル（申請の表）と、変更の種類を「追加」にします。

</Step>
<Step title="プロセスにタスクを足す">

「Run a task」の手順を足し、タスクの種類を「メールの送信」にします。宛先に承認者のメールアドレスの項目を指定し、件名と本文を書きます。

</Step>
<Step title="保存してテストする">

保存したら、実際に申請を1件追加してメールが届くかを確かめます。

</Step>
</Steps>

プロセスには、タスクのほかに「条件での分岐」や「待機」も入れられます（公式ヘルプ「[Steps: The Essentials](https://support.google.com/appsheet/answer/11463007?hl=ja)」）。たとえば「金額が10万円以上なら部長にも送る」といった分岐を作れます。

## 無料プランでは動かない機能に注意

Bots: The Essentialsのヘルプには、無料プランでは一部の機能が「構成することはできますが、想定どおりに動作しません」と書かれています。対象には、オートメーションでのメール送信と、スケジュールのイベントによるBotの起動が含まれます。また、無料アカウントでBotをテストするとき、メールが送られるのはアプリの所有者だけです。

<Compare>
<Column title="無料プランで試せること">

- Botやイベント、プロセスの設定
- アプリの所有者に届くメールでの動作確認

</Column>
<Column title="本番運用で必要なこと" tone="accent">

- 承認者などほかの人へのメール送信
- 毎朝・毎週などスケジュールでの自動実行
- これらを確実に動かすための有料ライセンス（Core以上など）

</Column>
</Compare>

<Note tone="caution">

「設定できたのにメールが届かない」というときは、まずアプリの所有者のプランを確かめましょう。料金とプランの違いは「[AppSheetの料金と始め方](/appsheet-pricing/)」で整理しています。

</Note>

## まとめ

- AppSheetのオートメーションは、Botの中にイベント（きっかけ）とプロセス（やること）を組み合わせて作ります。
- メール・通知・SMS・Webhook・ファイル作成・スクリプトなど、さまざまなタスクを自動で実行できます。
- 無料プランでは、メール送信やスケジュールでの起動が想定どおりに動かないため、本番では有料ライセンスを用意します。

オートメーションを重ねていくと、「他の会社のシステムにデータを渡したい」「複雑な計算をしてから帳票を作りたい」といった、AppSheetの設定だけでは難しい処理が出てくることがあります。WebhookやApps Scriptでの連携、専用の仕組みづくりで迷ったら、相談してみてください。

## よくある質問

### Q. オートメーションは無料で使えますか？

Botの設定自体は無料プランでもできます。ただし公式ヘルプでは、無料プランではメール送信やスケジュールでのBotの起動が想定どおりに動かないとされています。社内で本番運用するなら有料ライセンスを用意しましょう。

### Q. 毎朝決まった時間に一覧をメールで送れますか？

イベントの種類をスケジュールにすると、決まった日時にBotを動かせます。前日までに期限が来た行を絞り込んでメールで送る、といった使い方ができます。無料プランでは想定どおりに動かない点に注意してください。

### Q. 他のサービスにデータを送るにはどうすればいいですか？

タスクの「Webhookの呼び出し」を使うと、他のサービスにデータを送れます。ただし、送り先の仕様に合わせたデータの形を作る必要があるため、つなぐサービスが多い場合や処理が複雑な場合は、専用の連携の仕組みを作ることも検討してください。